Admin ¿Qué es un sistema de archivo por asunto?
El archivo por asuntos es la clasificación de los documentos por el tema que tratan y no por nombres de personas, compañía o lugares. Los archivos por asuntos se establecen con guías y expedientes, o guías y tarjetas, lo mismo que los archivos de correspondencia.
¿Cómo se codifican los archivos por asunto?
– Clasificación y Codificación: leer el contenido de la correspondencia para clasificar subrayando el asunto principal y de acuerdo a la tabla de decodificación se debe codificar el documento en la parte superior derecha el nombre del asunto o numero de acuerdo con la organización adoptada.
¿Cuál es el sistema de archivo numerico?
El sistema de archivo numérico es uno de los métodos más recomendables a la hora de archivar los documentos, si los corresponsales son numéricos y es semejante la forma de archivar, en este caso es más difícil mantener el orden numérico, este sistemas se ordena según su número este nuero es asignado por los …
¿Cuál es el concepto de archivo total?
ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.
¿Cuándo se utiliza el sistema de archivo por asunto?
2. – ¿Cuándo se sugiere utilizar el sistema por asuntos? Cuando se trate de catalogo auxiliar, lo mismo que los archivos de correspondencia.
¿Qué ventajas ofrece el archivo por asunto?
Los archivos por asuntos son útiles para llevar la correspondencia y papeles de una actividad repetitiva. El inconveniente de este sistema, es que resulta muy factible olvidar los papeles de un tema en otra carpeta, especialmente si éstos tratan de diversos asuntos.
¿Cómo se hace un archivo cronologico?
El proceso para organizar un archivo cronológico es el siguiente: – Colocar la guía principal (mes) en tercera posición. – Colocar las Subguias en diferentes posiciones, si las guias corresponden a las fechas del 1 al 31 habrá una carpeta para cada fecha y se pueden colocar escalonadas.
¿Cómo se ordena el sistema numérico?
Dentro del orden numérico general se sigue el siguiente orden:
- 1º Número solo.
- 2º Número, espacio, número.
- 3º Número, espacio, signos alfabéticos.
- 4º Número siguiente.
¿Cómo funciona el tarjetero numérico?
El Tarjetero índice se organiza en el orden alfabético por el nombre de cada corresponsal, es esencial en el sistema por que los documentos pueden ser solicitados por el nombre de corresponsal. Numérico consecutivo: se asigna un número a cada documento y este será el que se utilice para clasificarlos y ordenarlos.
¿Qué es la disposición de documentos?
Disposición de documentos: selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental.
¿Qué es archivo total Wikipedia?
Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. Es la unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizada su trámite y cuando su consulta es constante. …
¿Qué es una guía principal y dónde se coloca?
GUIAS PRIMARIAS: Son las que dividen el archivo en secciones alfabéticas importantes y estas van al inicio. Si el apellido es igual en varios nombres la siguiente letra nos servirá de base para ordenar.