Admin ¿Qué es custodia en documentos?
La custodia de documentos es el servicio por él que se administra la documentación de los clientes ya sea física o en medios magnéticos. Dentro del servicio de custodia se ofrece la consulta, préstamo, levantamiento de inventario y conservación de los documentos físicos o medios magnéticos.
¿Qué es una empresa de custodia?
Por lo general, son empresas que pueden realizar un amplio abanico de actividades: desde la gestión integral del archivo hasta solamente la custodia a partir de la organización desarrollada por el organismo productor y en el caso de algunas de ellas también la destrucción controlada de documentos.
¿Qué es custodia en el Archivo General de la Nacion?
El servicio mediante el cual se pone a disposición de las entidades depósitos con estantería para el almacenamiento de documentación, cumpliendo con los protocolos establecidos en cuanto a seguridad y cumplimiento normativo. …
¿Dónde guardar documentos físicos?
Almacenar los archivos en un ambiente limpio, protegido de la luz, protegido de plagas, con niveles de humedad entre 30 y 50 por ciento y por debajo de los 23 grados centígrados es necesario para la conservación a largo plazo de los archivos.
¿Por qué es importante la custodia?
La custodia de documentos es un proceso enfocado en la conservación, almacenamiento y protección de los documentos, permitiendo así que estos permanezcan en óptimas condiciones por el tiempo de vida útil que se registre. …
¿Por qué es importante la custodia de archivos?
Por medio de una custodia especializada y profesional, tus archivos estarán preservados en todo momento contra incendios o desastres ambientales y errores humanos, ya que se logran mantener en las condiciones ideales frente a la temperatura, humedad, polvo, etc.
¿Qué normas regulan el archivo y conservación de documentos en Colombia?
Leyes. La Ley 594 es la primera norma que establece de forma obligatoria para las entidades nacionales e instituciones privadas que produzcan documentación de carácter público, las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.
¿Qué condiciones deben cumplir los depositos de archivo?
Se recomienda que en los depósitos de Archivo mantengan una humedad relativa entre 45% y 60% con una fluctuación diaria del 5%. Para fotografía en color blanco y negro se recomienda mantener una temperatura de 15°C a 20°C. La humedad relativa debe mantenerse entre 40% y 50%.