Admin ¿Cómo se gestiona una reunión?
Entonces, ¿cómo organizar reuniones de trabajo efectivas?
- Define previamente los objetivos.
- Planifica e informa del motivo de la reunión con antelación.
- Convoca solamente a las personas necesarias.
- Elige un espacio adecuado.
- Puntualidad.
- En primer lugar, aclara los puntos importantes.
- Escucha todas las opiniones.
¿Cómo prepararse para una reunión de trabajo?
De este modo, cada trabajador podrá prepararse argumentos o apuntes interesantes sin que les pille por sorpresa la invitación y, por tanto, no se quedarán con la sensación de que se han dejado cosas por decir. Parece algo obvio, pero la mayoría de trabajadores convocados a reuniones de trabajo considera que no es necesaria su asistencia.
¿Quién es el responsable de cada reunión?
Asigna un responsable para cada reunión. Cada reunión tiene que tener un responsable que se encargue de hacer las convocatorias, organizar el orden del día, dirigir la reunión y enviar la documentación o resumen final sobre las decisiones tomadas a cada uno de los miembros. Convoca a los miembros que estén realmente implicados.
¿Por qué no convocar una reunión un lunes a primera hora?
En este punto hay que establecer como norma habitual no perjudicar a los asistentes a la reunión por convocarlos a horas poco adecuadas. Convocar una reunión un lunes a primera hora o un viernes a última no es recomendable, en principio, porque los participantes estarán más pendientes del fin de semana que han pasado o el que está por venir.
¿Cómo se ponen de manifiesto las reuniones?
Se ponen de manifiesto los diferentes puntos de vista y se matizan cuestiones cruciales. Sin embargo, en muchas ocasiones las reuniones se convocan por inercia, se alargan y se pierde mucho el tiempo en hablar de cosas poco importantes o que solo interesan a una parte de los presentes.