Admin ¿Qué es la depuracion de documentos?
Depuración: Acto de retirar duplicados idénticos, folios en blanco, formatos no diligenciados, circulares, documentos sin firma y documentos de apoyo. Documento original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
¿Como debe ser la destruccion de documentos?
La destrucción física de unidades o series documentales sólo debe realizarse una vez que han perdido completamente su valor y su utilidad administrativa y no presenten valor histórico que justifique su conservación permanente. Siempre se realizará fruto de una eliminación reglada y autorizada.
¿Qué es la conservacion de los documentos?
Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.
¿Cómo se conservan los archivos?
6 tips para conservar documentos antiguos e importantes
- Dale un rango de importancia.
- Elimina cualquier rastro de acero.
- Evita la humedad.
- El papel es enemigo del calor y la luz.
- Que las porta-láminas sean tus mejores amigos.
- Avanza hacia la digitalización.
¿Qué es la depuracion de archivos manuales?
Depurar un archivo significa separar la documentación que debe guardarse de la que ya no es necesaria (vencida). Sólo se debe guardar en el archivo la documentación que: – Legalmente debe preservarse durante determinado tiempo – Es necesaria para ser consultada.
¿Cómo se lleva a cabo la depuración de archivos?
De otra parte, la depuración es la actividad realizada Page 2 durante el proceso de ordenación que consiste en retirar de un expediente los documentos que no poseen valores primarios ni secundarios para proceder a eliminarlos, tales como: copias o fotocopias (cuando el original se encuentra en el expediente), tarjetas …
¿Cuándo se debe destruir un archivo?
El Decreto 410 de 1971 Código de Comercio de Colombia Art. 60 Los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquéllos o a la fecha del último asiento, documento o comprobante.
¿Cuándo se eliminan los documentos?
La eliminación de documentos se lleva a cabo cuando el ciclo de vida de la información ha concluido, pues por medio de la destrucción, podemos depurar aquellos documentos para los que se determinó dicho proceso, el cual se estipula después de realizar su valoración, ya que es donde queda registrado su irrelevancia, por …B
¿Qué es la conservacion de la información?
La conservación permanente de información, requiere de la utilización de archivos de datos ya que el almacenamiento de estos en variables se pierde al terminar la ejecución del programa. En este trabajo se aborda la creación, actualización y procesamiento de los archivos de datos en C++.
¿Cuánto es el tiempo que se deben conservar los documentos?
Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden destruirse después de veinte (20) años contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento, documento o comprobante.
¿Cómo guardar papeles sin que se humedezca?
¿Pero cómo evitamos la humedad?
- El papel que se utiliza en los equipos debe ser retirado durante los períodos prolongados en los que no vayamos a utilizarlo.
- Si compramos papel en grandes cantidades, debemos almacenarlo en un ambiente donde la temperatura esté entre 20 y 25 ºC, y la humedad relativa no supere el 65%.
¿Qué es la depuracion de expedientes?
Consiste en la eliminación de aquellos documentos que hayan prescrito en su vigencia administrativa, en conformidad con los plazos de conservación establecidos en el catálogo de disposición documental y que no posean los valores secundarios o históricos considerados para ser conservados de manera permanente, de acuerdo …
¿Cuál es la regla de conservación de los documentos?
Conservar los documentos: Regla General. Es el artículo 30 del Código de Comercio el que regula esta cuestión. Señala que los empresarios tienen el deber de conservar los documentos durante 6 años.
¿Cuál es el papel de la conservación en los documentos?
El papel de la Conservación como disciplina que agrupa, desde el punto de vista de la corriente latina, a la Preservación y a la Restauración, ha ido aumentando debido a la conciencia social y académica de la importancia de dotar a las nuevas generaciones de conocimientos teóricos y prácticos sobre la conservación de los documentos.
¿Cuál es el período mínimo de conservación de documentos?
La Ley 10/2010 de 28 de abril, establece en su artículo 25 un período mínimo de conservación de documentos: 10 años para la documentación que fundamente el cumplimiento de las obligaciones legales en esta materia.
¿Cuál es la obligación de conservar los documentos?
Muchas empresas asocian la obligación de conservar los documentos a los plazos de prescripción de las obligaciones asociadas a los mismos. Sin embargo tal asimilación no es correcta. Es decir, aunque la prescripción laboral a efectos de infracciones sea de 3 años la documentación soporte correspondiente debe conservarse, al menos, 6 años.
¿Cómo se realiza la depuracion de los archivos electronicos?
La depuración consiste en eliminar archivos que usted ya no use o no lesirvan con la finalidad de despejar su disco duro los archivos que no use pero que podrían serle útiles después. Está estrechamente relacionada con el concepto de utilidad.
¿Qué es un manual de archivos?
Son usados en la entidad como una herramienta de soporte que facilita la comunicación y la organización; además, contienen información ordenada en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos del AGN, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administración.
¿Cuál es la importancia de la depuracion de documentos?
Ventajas de la eliminación de documentos: Se libera espacio en almacenamientos físicos, así como de los archivos en la nube. Se mantiene el control categorizado de la información existente. Se contribuye a la actualización de la información. se reducen costos de administración de archivos.
¿Qué es la depuración de archivos y cómo funciona?
La depuración en el contexto archivístico es entendida como “…la operación que consiste en sustraer del archivo de concentración los expedientes cuyo término de conservación ha prescrito, a fin de darlos de baja definitivamente.”[1]Con la intensión de no saturar el archivo histórico con documentos que carezcan de …
¿Qué son los procesos archivísticos?
Procesos Archivísticos. Establece que la gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.
¿Qué es manual de archivo y correspondencia?
El manual es una guía sencilla con los pasos que deben seguirse en la unidad de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico), que permitan la adecuada recepción, distribución, tramite, organización y conservación, en tal forma que la …
¿Por qué se realiza la depuracion de archivos?
4.3 DEPURACIÓN DE ARCHIVOS Los archivos se depuran retirando aquellos documentos que se identifican como: duplicados idénticos, folios en blanco, formatos no diligenciados, documentos sin firma y documentos de apoyo, encontrados en las diferentes Unidades Administrativas del COAMSS/OPAMSS.
¿Qué es el concepto de depuración de documentos públicos?
Objetivo: Que los participantes identifiquen el concepto dedepuración de documentos públicos para que puedan implementarlo en sus unidades administrativas y sea mas eficiente la función de la administración documental. Interpretaciones del concepto Archivo:
¿Cuál es el tiempo de depuración?
Tratandose de documentos administrativos el tiempo de depuración que se recomienda es entre 1, 3 o 6 años antes de la entrega-recepción. 4.- Tratandose de documentación fiscal o contable se recomienda esperarse hasta los 12 años que marca la normatividad.
¿Qué es el procedimiento para la actualización de los manuales administrativos?
PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACiÓN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Dirección de Planeación, Enseñanza e Investigación 70. Procedimiento para la actualización de los manuales administrativos CódigO: NA Rev.O Hoja: 1 de 7 70.
¿Cómo llevar a cabo la revisión y actualización de los manuales administrativos?
1. 1 Instruye para llevar a cabo la revisión y 1.0 Generación de actualización de los Manuales Administrativos. instrucciones Dirección General Oficios. Memorándum. 2.1 Recibe e instruye para el desarrollo de las Dirección de Planeación, 2.0 Recepción de activIdades.
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