Admin ¿Qué tan importantes son los elementos que se utilizan para la conservación de los documentos?
Tabla 1. Documentos importantes: ¿qué se debe conservar?, ¿por qué? y ¿durante cuánto tiempo?
| ¿Qué? | ¿Por qué? |
|---|---|
| Registros de bautismo, confirmación y membresía | Referencia e información para familiares |
| Citaciones | |
| Registro de infracciones de tránsito y accidentes | Referencia y documentación |
| Registros de tarjetas de crédito |
¿Qué es la conservación de los documentos?
Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.
¿Cómo proteger los documentos confidenciales?
Como mínimo, se recomienda a los directivos adoptar los siguientes procedimientos: Todos los documentos confidenciales deben guardarse en servidores locales o de proveedores confiables accesibles solamente a aquellos que tienen autorización. Toda la información confidencial debe ser protegida con cifrados y contraseñas.
¿Cómo garantizar que los documentos sigan siendo confidenciales?
Para que los documentos sigan siendo confidenciales deberemos asegurarnos un buen cumplimiento de la LOPD en varios aspectos: empleados, almacenamiento y destrucción de documentos confidenciales. Limitar el número de personas autorizadas para acceder a este tipo de documentación, y permitir a aquellos que estén obligados a verla.
¿Cómo asegurar la confidencialidad de la información?
Otras formas de asegurar la confidencialidad de la información: dar acceso a los archivos y la lista de control sólo a personal clave, y velar siempre que las credenciales usadas para entrar a servidores sean válidas.
¿Cómo eliminar la información confidencial?
Toda la información confidencial, ya sea contenida en documentos escritos o electrónicos, debe ser marcada como tal. Cuando se trata de eliminar los documentos privados, nunca debe imprimirse y luego tirarse a la basura. Los empleados deben abstenerse de discutir información confidencial en lugares públicos.